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会议信息管理—会议信息的内容

2020-03-11 root in 知产财经网 李四
会议的主要信息包括会议的基本要素信息,一般文件及程序信息,宣传性信息,会议管理与服务信息,会议总结与反馈信息以及不同载体的相关资料。

会议是人们在商务活动中所特有的一种聚众议事的过程,也是一个信息交流,汇集,传达的过程。会议所涉及的信息内容广泛而多样,涵盖了会前准备,会中收集整理,会后反馈多个环节的信息内容。

会议的主要信息包括会议的基本要素信息,一般文件及程序信息,宣传性信息,会议管理与服务信息,会议总结与反馈信息以及不同载体的相关资料。

会议信息管理—会议信息的内容


  1. 会议信息的来源:

    (1):组织者内部的信息

    会议产品的基本信息,如主题,时间,地点,目标与会对象,相关活动,服务等;

    会议组织中的分工与执行信息;

    会议产品的销售渠道信息;

    会议宣传方面的信息;

    会议产品与服务的价格信息;

    (2):客户的信息

    会议的客户是指商业化运作的会议的客户。狭义上讲,是指为会议公司带来直接经济效益的组织或者个人,暨会议主办者或者与会代表。广义上讲,是指与会议公司发生业务关系的组织或者个人,还包括媒体,服务商,代理商,赞助商等。

    (3):竞争者的信息

    专业会公司的竞争信息主要可以从企业外部和企业内部两方面获得。

  2. 会议信息的特征

    (1):客观性

    会议信息是会议客观事实和情况的最新反应。它立足于客观的会议状况本身,而不是主观臆造的。这也就要求会议的信息是真实准确的,而不是虚假含糊的。

    (2):时效性

    会议信息的时效性是指会议信息发展,传递,加工,利用的时间间隔以及其效果一个有价值的会议信息,如果传递速度过慢,就成为了滞后信息,从而失去了价值。

    (3):可加工性

    会议信息应具有可以归纳,综合和精炼,浓缩的特征,从而便于人们更好的利用它。

    (4):可传递性

    会议信息应该可以通过各种渠道和手段进行传播和传递,甚至还可以将一些信息转换为符号,标语,图片等,通过电子信息传递。

    (5):可共享性

    会议信息一经传播,扩散,大家便可以共享,共同利用会议信息所提供的有价值的内容。

  3. :会议信息的作用

    在会议活动的过程中,充分把握和合理利用会议信息,有利于完善会议的各项工作,提高会议的成效。会议信息的主要作用在于其能为会议活动提供一些决策依据,或作为辅助决策手段,保证会议活动过程的顺利沟通。

    (1):利用信息辅助决策,保证会议的顺利进行。

    1. 利用信息策划会议。会议的类型很多,虽然会议的内容不用,但同一类型会议的性质和作用有相似之处,人们在策划会议时,可以充分利用以往所召开的会议有关信息,借鉴同类型会议开展活动。

    2. 利用信息把握到会情况。与会人员的到会情况,对于会议各项安排和活动十分重要。要熟悉到会情况,利用获得的到会信息,做好相应的安排,以便处理各种意外和突发事件。

    3. 利用信息进行情况反馈。对与会者向会议提交的建议,议案或提案,必须及时搜索,整理,慎重处理,并迅速汇总。

    (2):会议信息促进会议顺利沟通

    会议的过程本身就是沟通协调的过程,要充分利用信息,实现有效沟通。如发出会议通知,提前让与会者和有关单位做好会议准备;

    (3):利用信息催办各项工作

    会议形式的文件信息是会议取得的重要成果,是会议精神贯彻落实的重要依据。利用信息加强催办,可以使领导全面了解会议精神贯彻落实的情况,了解实施过程中出现的新问题,新情况,并根据实际情况采取必要的措施,及时解决会议事项办理中遇到的困难和问题。

    (4):利用信息增强会议公司的经营能力

    对于专业会议公司来说,利用信息增强其经营和发展能力,提高其竞争力尤其具有重要的作用和意义。提高会议公司活动策划的工作效率和经济收益,降低会议公司总体的运营成本并增强其综合竞争力,开拓会议公司项目和宣传的地域范围,并促进其向国际化发展。

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